5 errori ricorrenti nella determina a contrarre (e come evitarli)

La determina a contrarre apre formalmente una procedura di affidamento ed è per questo tra gli atti più esaminati in caso di verifica successiva. I rilievi più frequenti, nella pratica, nascono quasi sempre da passaggi sostanziali lasciati impliciti, più che da errori di forma.

1. Motivazione generica sulla scelta della procedura

"Si ritiene opportuno procedere mediante affidamento diretto" - punto. Manca il perché: perché quella procedura è coerente con l'importo, con la natura della prestazione, con il contesto di mercato in cui si opera. Una motivazione solida risponde esplicitamente a tre domande: l'importo rientra davvero nella soglia scelta? La prestazione si presta a quella specifica procedura? Quali alternative sono state valutate, e perché sono state scartate?

2. Requisiti di partecipazione sproporzionati

Chiedere fatturati o esperienze pregresse superiori al necessario restringe la platea dei concorrenti senza una reale giustificazione. È uno dei rilievi che i controlli individuano più spesso, oltre a essere un rischio concreto di contenzioso. Prima di fissare i requisiti, può aiutare chiedersi se un operatore di medie dimensioni del settore riuscirebbe realisticamente a soddisfarli: se la risposta è no per gran parte del mercato di riferimento, i requisiti sono probabilmente tarati troppo in alto.

3. Criteri di aggiudicazione poco coerenti con l'oggetto

Capita spesso di riprendere gli stessi criteri di valutazione tecnica da una gara all'altra senza adattarli davvero all'oggetto specifico, ottenendo criteri che nella pratica non differenziano le offerte tra loro. Un buon criterio dovrebbe permettere, almeno in teoria, di distinguere un'offerta eccellente da una mediocre. Se qualunque proposta otterrebbe più o meno lo stesso punteggio, il criterio non è calibrato sulla prestazione reale che si sta affidando.

4. Assenza degli elementi essenziali del contratto

Importo, durata, criteri di aggiudicazione, responsabile del procedimento: la determina deve indicarli in modo chiaro. Anche quando uno di questi elementi è recuperabile da altri documenti di gara, la sua assenza nella determina resta un rilievo facilmente evitabile con un controllo in più prima della firma.

5. Incoerenza tra gli atti di gara

Determina, capitolato e lettera di invito dovrebbero raccontare esattamente la stessa storia, ma non sempre succede: importi che non coincidono, requisiti citati in un documento e assenti in un altro, criteri descritti con sfumature diverse da un atto all'altro. Sono discrepanze che emergono spesso solo in fase di verifica successiva, e che possono generare dubbi interpretativi o, nei casi più delicati, contestazioni dei concorrenti.

Il controllo finale prima della firma

Vale la pena rileggere la determina con questi cinque punti in mente prima di firmarla. La motivazione della procedura scelta deve reggere da sola, senza bisogno di essere integrata con altri documenti per essere comprensibile. I requisiti di partecipazione vanno confrontati con l'oggetto dell'affidamento, per verificare che non escludano parte del mercato senza una ragione precisa. I criteri di aggiudicazione meritano una rilettura specifica per capire se sono stati davvero adattati alla prestazione in questione. Gli elementi essenziali - importo, durata, criteri, responsabile del procedimento - vanno ricontrollati uno per uno. E la determina va confrontata con capitolato e lettera di invito, per intercettare eventuali discrepanze prima che lo faccia qualcun altro in fase di controllo.

Cinque rilievi tra centinaia di controlli

I cinque punti visti finora sono i più frequenti, ma il rilievo che arriva in fase di verifica è quasi sempre quello a cui nessuno aveva pensato.È esattamente il problema che AssistenteRUP risolve. La determina già redatta viene sottoposta a centinaia di controlli alla luce del Codice degli appalti e della normativa vigente: per ogni criticità il sistema cita la fonte normativa, evidenzia il rischio e suggerisce come intervenire.Tutti i controlli, su ogni determina, ogni volta. In pochi minuti.